6. Izejošie rēķini (debitori)

Izejošo rēķinu izrakstīšana

1) Atveriet pasūtījumu un pārliecinieties, vai tam sadaļā Pielikums (i)  pievienoti POD dokumenti.
Pielikums.png

POD dokumentu pievienošanas un rediģēšanas apraksts: https://doc.ozols.lv/books/cloudex-tms-latviski/page/pielikuma-pievienosana 

2)Pārliecināties, vai ir pareizas atzīmes kādā veidā  jānosūta rēķins un POD. Noklusētās vērtības ir iespējams mainīt "Klienta kartītē".

Nosutisanas veids.png

3) Pārliecinieties vai kravas dati ir pareizi. Ja nepieciešams labot datumu, tad šeit ir apraksts kā to izdarīt: https://doc.ozols.lv/books/cloudex-tms-latviski/page/sarunata-planota-faktiska-datuma-maina 

4)Rēķina izrakstīšana no atvērta klienta pasūtījuma

Izveidot rekinupng.png

5)Rēķina nosūtīšana pa e-pastu

Rekina e-pasts.png

6)Pielikumu pievienošana. E-pasta sagatavē pie pielikumiem, iespējams "ieķeksēt", kurus pielikumus pievienot e-pastam.

- pēc noklusējuma rēķins tiks nosūtīts uz klientam norādīto rēķinu adresi un pasūtījumā norādītajam klienta menedžerim.
- spiežam "Sūtīt", kad pielikumi pievienoti un nav nepieciešams mainīt noklusējuma e-pasta adreses.


E-pasta pielikums.png

7)Ja rēķins ir jānosūta arī pa pastu, tad atver rēķinu un manuāli ieraksta rēķina nosūtīšanas datumu.

Nosutisanas datums.png

8)Nosūtītie rēķini par pasūtījumu ir pieejami "Klienta pasūtījums" lapaspusē "Nosūtītie e-pasti"

Nosutitie e-pasti.png

Vairāku pasūtījumu pievienošana
- Neapstiprinātam rēķinam ir iespējams pievienot papildus pasūtījumus
- Spiežot uz "Rēķins" parādīsies uzņēmuma neapstiprinātie rēķini, jāizvēlas rēķins, kuram vēlaties pievienot izvēlēto pasūtījumu.

Papildus pasutijuma pievienosana.png

Izejošā rēķina labošana

1) Ja izveidotam rēķinam nepieciešams mainīt kādus datus, tad veram vaļā konkrēto "Klienta pasūtījumu"

2) Rēķina pārģenerēšana

Rekins2.jpg

Papildus variants, kā noņemt rēķinam apstiprinājumu ir, atverot rēķinu un tad spiežot uz ikonu "Noņemt apstiprinājumu"

Rekins3.jpg

4) Ja pasūtījumā lauki rādās pelēkā krāsā, tad pasūtījuma reiss ir apstiprināts, tad, lai veiktu izmaiņas rēķina datos:

Rekins5.jpg


Rekins4.jpg

Klienta norēķinu iestatījumi

image-1720020019676.png

Izejošo rēķinu apmaksa

Svarīgi! CLOUDEX TMS nodrošina gan automatizētu , gan manuālu izejošo rēķinu apmaksu jeb ienākošo maksājumu sasaisti ar izrakstītajiem rēķiniem.

Vienā atskaites periodā drīkst izmantot tikai vienu ienākošo maksājumu sasaistīšanas risinājumu - manuālu vai automatizēto importu no bankas.

1. Izejošo rēķinu apmaksa - automatizēts datu imports no bankas
2. Ienākošo bankas maksājumu sasaiste ar izejošajiem rēķiniem
3. Izejošo rēķinu apmaksa - manuāla datu ievade

1. Izejošo rēķinu apmaksa - automatizēts datu imports no bankas

1.1. Atveriet Jūsu uzņēmuma internetbanku -> sagatavojiet Bankas konta pārskatu par vēlamo periodu -> veiciet tā eksportu ISO formātā. -> Šo dokumentu saglabājiet savā datorā.

1.2. Atveriet CLOUDEX TMS
    1) Finanses ->
    2) Ienākošie maksājumi
    3) Importēt maksājumus (simbols image-1719928909089.png)

Maksājumu imports.png

1.3. Veiciet bankas maksājumu importu
     1) Izvēlaties importa failu, kuru lejuplādējāt no Interneta Bankas
     2) Klikšķiniet uz komandpogas "Importēt"
Faila imports.png

2. Ienākošo bankas maksājumu sasaiste ar izejošajiem rēķiniem

  Importējot maksājumus no Internetbankas, CLOUDEX TMS veic automātisko rēķinu piesaisti, bet, ja maksājumam rēķini nav piesaistīti, tad dariet to manuāli pēc instrukcijas.

     1) Finanses -> Bankas ieņēmumi
     2) Filtrs >rādīt tikai NESAISTĪTOS maksājumus "Nesaistīts"(maksājumi, kuriem nav piesaistīti rēķini)

Rekinu sasaistisana.png

3) Izvēlaties maksājumu, kuru saistīt (to iezīmējot)
4) Spiežat komandpogas “Saistīt”image-1719838166417.png

Dokumenta izvele_saistit.png

5) Rēķinu sarakstā atlasām atbilstošo rēķinu/rēķinus par kuriem ir samaksāts, tos iezīmējam 
6) Izvēloties bultiņu uz augšu rēķins tiks piesaistīts maksājumam
7) Apstipriniet ar komandpogu "Aizvērt"
8) Ar zaļajām bultām  iespējams pāriet uz citu "Nesasaistītu" maksājuma uzdevumu.

Incoming payments_relate_LV.png

9) Ar filtra palīdzību iepējams ātri atrast vajadzīgo rēķinu pēc numura, summas u.c. pazīmēm

Filtrs.png

Kad Ienākošais maksājums ir sasaistīts ar atbilstošo rēķinu, bankas ieņēmumu sarakstā kolonnā “Nenosegts” summa būs nulle.

3. Izejošo rēķinu apmaksa - manuāla datu ievade

1) Ejat uz izvēlni  Finanses -> Izejošie rēķini
2) Atzīmē izejošos rēķinus, kuri ir apmaksāti
3) Izvēlas funkciju "Izveidot ienākošos maksājumus izvēlētajiem izejošajiem rēķiniem"
4) Izvēlas atbilstošo bankas kontu, ja tie ir vairāki
5) Ievada rēķinu apmaksas datumu
6) "Saglabā"

Manuala maksajumu izveide.png

Darbs ar neapmaksātajiem rēķiniem

1. Apmaksas atgādinājuma e-pasta/-u izsūtīšana
2. Citas iespējas un informācija darbā ar debitoriem

1. Apmaksas atgādinājumu e-pasta/-u izsūtīšana

1) Atverat Finanses > Izejošie rēķini > Neapmaksāto izejošo rēķinu kopsummas
2) Spiežot uz pogu "image-1719925673551.png" automātiski varat iezīmēt visus klientus, kuri kavējuši maksājumus, vai arī iezīmējat kādus konkrētus klientus, kuriem nepieciešams izsūtīt apmaksas atgādinājumus.
3) Laukā "Datums" ievadiet datumu (pēc kura tiks atlasīti klienti ar kavētajiem maksājumiem)
4) Nospiežot pogu ar vēstulītes simbolu "image-1720010926679.png" programma automātiski saģenerēs un izsūtīs apmaksas atgādinājuma vēstules visiem Debitoriem.

Apmaksas atgadinajums VISIEM.png

Zemāk redzams apmaksas atgādinājuma vēstule, kādu programma uzģenerē un izsūta katram klientam.

 

Apmaksas atgadinajuma e-pasts.png

Apmaksas atgādinājumu programma ģenerē valodā, ko esat iestatījis pie vispārējās informācijas par klientu.

2. Citas iespējas un informācija darbā ar debitoriem

1) Iezīmējot konkrētu klientu, varēsiet iegūt papildus informāciju par neapmaksātajiem rēķiniem un korespondenci ar klientu.
2) Labajā pusē jums būs pieejams saraksts ar konkrētā klienta "Neapmaksātajiem rēķiniem"
3) Apkopota informācija par klientu neapmaksāto rēķinu kopsummām pieejama sarakstā kreisajā pusē, kur arī būs redzami datumi, kad pēdējo reizi izsūtīts "maksājuma atgādinājums" un datums, kurā klients pie saziņas solījis veikt rēķina apmaksu. Šie datumi atspoguļojas arī pie "Korespondences" sadaļas.

Korespondences datumi.png
3. Jaunas koresponces piezīmes kavēto rēķinu statusam varat izveidot, iezīmējot konkrētu rēķinu un spiežot uz pogas "image-1720015183770.png"

1) Izvēlaties no saraksta kontaktpersonu ar, kuru komunicējat.
2) Veicat piezīmes par solījumiem par apmaksas veikšanu.
3) Reģistrējiet jauno datumu, kad atkārtoti veikt apmaksas atgādinājumu, vai pārliecināties par parāda apmaksu.
4) Pēc piezīmju veikšanas spiežat pogu "Saglabāt", informācijas vai atgādinājuma saglabāšanai.

Jauns atgādinājums.png


4. Zemāk sadaļā "Korespondence" atspoguļota saziņa ar klientu: simbols:
"py2q99v9.png" simbols  būs pie apmaksas atgādinājumiem, kurus esat nosūtījuši uz klienta e-pastu (ko programma sagatavo, kad iezīmējat klientu (debitoru) un spiežat uz pogas "image-1720014866796.png"

"image-1719909371589.png" simbols nozīmē, ka iepriekš menedžeris sazinājies ar debitoru un pievienojis komentāru saņemtajai atbildei. Pie atkārtotas saziņas komentāru iespējams aktualizēt, spiežot dubultklišķi uz "zīmuļa" simbolu. Kad ieraksts atjaunots, spiežat pogu "Saglabāt".

Ja vēlaties kopējo neapmaksāto rēķinu pārskatu iegūt pilnā apjomā, bez papildus sarakstiem labajā pusē, tad spiežat uz pogu ar simbolu "image-1720018142367.png". Lietojot to pašu pogu, jūs varēsiet arī iegūt atpakaļ papildus sarakstus.

Kopskats.png