CLOUDEX TMS - LATVISKI

Iestatījumi



E-pasta iestatījumi

Lai izsūtītu e-pastus no Cloudex TMS:1) Klikšķiniet uz Sava lietotāja vārda ikonas 2) Izvēlieties izvēlni "Mans profils"

Laukā "E-pasta parole":1) Ierakstiet sava e-pasta paroli2) Spiediet pogu "Saglabāt"

1. Klientu pasūtījumi



1. Pasūtījuma reģistrēšana

1. Jauna klienta pasūtījuma reģistrēšana2. Jauna pasūtijuma logs3. Jauna klienta pievienošana4. Jauna klienta kartes aizpildīšana ar PVN nr.

1.Jauna klienta pasūtījuma reģistrēšana

1) Spiežam augšējā navigācijas joslā "Jauns"2) No papildus funkcijām izvēlamies "Klienta Pasūtījums"

Nepieciešama darbību secība: Jauns -> Klienta Pasūtījums. Iegūstam logu, kur nepieciešams attiecīgi ievadīt pasūtījuma informāciju.

2. Jauna pasūtījuma logs

1) Klienta pasūtījuma apraksts2) Klienta pasūtījuma pamatinformācija3) Ieņēmumu sadaļa4) Pakalpojumi / Uzdevumi5) Saglabāt

3. Jauna klienta pievienošana

1) Spiežot uz 3 punktiem, atversies papildopcijas2) Spiežot "Jauns", atvērsies "Jauna klienta" kartiņa

4. Jauna klienta kartes aizpildīšana ar PVN nr.

1) Iekopējam PVN numuru2) Spiežot uz pogu ,  automātiski aizpildās lauki

4. Vairākas uzkraušanas vai piegādes adreses - Multibooking

Multibooking tiek izmantots, ja vienā klienta pasūtījumā ir vairākas uzkraušanas vai piegādes adreses.

Ieliek atzīmi  pie Multibooking;        

Spiediet, lai pievienotu papildus iekraušanas adreses;

Spiediet , lai pievienotu papildus izkraušanas adreses;

Pasūtījuma numuram tiek piešķirts apakš numurs. Spiežot  var pārslēgties starp multibooking pasūtījumiem.

Aktuālie pasūtījumi

1. Klientu pasūtījumu iedalījums2. Aktuālo pasūtījumu statusi3. Papildus iespējas, neatverot pasūtījumu

1. Klientu pasūtījumu iedalījums

No izvēlnes atverot: Operatīvais darbs > Klienta pasūtījumi

Klienta pasūtījumi tiek sadalīti 2 grupās: 1) Aktuālie pasūtījumi - šajā sarakstā tiks atspoguļoti visi pasūtījumi, kuri ir procesā (ar dažādiem statusiem). Tie šajā sadaļā būs tik ilgi, kamēr nav nosūtīts rēķins).2) Visi pasūtījumi sadaļā būs pieejami arī izpildītie pasūtījumi.

2. Aktuālo pasūtījumu statusi

Jauns - statuss tiek pieķirts, kad klients caur klienta portālu pats pievieno jaunu kravu.

Apstiprināts - menedžeris apstiprina klienta pievienoto kravu vai menedžeris pats pievieno jaunu kravu.

Saplānots - kad krava tiek ielikta reisā.

Uzkrauts - kad krava ir uzkrauta.

Piegādāts - kad tiek veikta atzīme par kravas piegādi.

Rēķins sagatavots - pēc piegādes tiek sagatavots un izrakstīts rēķins.

Problēmas - statuss parādās, kad kaut kas nenotiek kā bijis plānots. Tiek iezīmēts ar sarkanu, lai menedžeris pievērstu uzmanību.

2.1. Nākamais pasūtījuma statuss

1) Pasūtījuma statusa "maliņa" var būt iezīmēta -  zilā, zaļā, oranžā vai sarkanā krāsā, kas attēlo nākamās darbības statusu.2) Zem tabulas pieejams kravu statusu apkopojums. Ar peles kursoru uzbraucot katras krāsas ciparam - tiks atspoguļots paskaidrojums, piemēram, "Kavēta kravas piegāde".

Zem kollonas "Statuss" pie katra aktuālā kravas statusa uzbraucot ar peles kursoru, programma parāda nākamo secīgo darbību, kas ir jāveic.

3. Papildus iespējas, neatverot pasūtījumu

Ja uzkraušanas datums ir zilā krāsā, tad tas nozīmē, ka krava nav uzkrauta un klikšķinot uz datuma, atvērsies logs, kurā varēsiet izmainīt plānoto uzkraušanas datumu.

Ja ar peles kursoru uzbraucot uz kolonnā atspoguļoto informāciju, ieraugat ikonu, tad klikšķinot uz peles labās pogas, jums parādīsies papildus informācija. Šada iespēja ir pieejama vairākās kolonnās, piemēram, kolonnās - Iekraušanas adrese, Piegādes adrese,  Klients, Kravas apraksts u.c.

Kolonnā POD* - iespējams pievienot pasūtījuma piegādes apstiprinājuma dokumentus.Ja kolonnā parādās dokumenta ikona ar sarkanu stūrīti - , tad tas liecina, ka nepieciešams pievienot POD dokumentus.*POD - Proof Of Delivery (CMR; B/L; AWB; SMGS)

Rēķinu izrakstīšanas apraksts pieejams šeit: Izejošo rēķinu izrakst... | OZOLS dokumentācija

Izejošo rēķinu iespējams atvērt arī caur aktuālo pasūtījumu sarakstu, piemēram, lai ātri ieliktu nosūtīšanas datumu.

Saglabāt klientu datu bāzē

Saglabāt klientu datu bāzē

Klienta informācija tiks saglabāta datu bāzē.

1) Lai veiksmīgi saglabātu klienta informāciju datu bāzē, ir jāieliek atzīme pie disketes simbola.

GPS datu iegūšana klientu pasūtījumam

GPS koordināšu ieguvumi

Aizpildot GPS koordināšu lauku loģistikas un transporta sistēmās, tiek nodrošināta vairākas priekšrocības, kas uzlabo operatīvo efektivitāti, pārredzamību un precizitāti. Šeit ir galvenie ieguvumi, kas izriet no GPS koordināšu lauka aizpildīšanas:

Plānošanas precizitāte:

Kartē var redzēt precīzas atrašanās vietas, kas atvieglo loģistikas plānošanu un maršrutu optimizāciju.

Reisa maršruta izsekošana:

Maršruts kartē ir redzams reālajā laikā, kas palīdz pārraudzīt transporta plūsmu un nodrošināt, ka transportlīdzeklis seko plānotajam maršrutam.

Precīza punktu norādīšana:

GPS koordinātes ļauj precīzi noteikt vietu, kurā šoferim ir jāierodas, tādējādi samazinot neskaidrības un palielinot piegādes precizitāti.

Automātiska laika fiksācija:

Sistēma automātiski fiksē laiku, kad transportlīdzeklis ierodas un atstāj kraušanas/piegādes adresi, kas palīdz uzlabot operāciju izsekošanu un analīzi.

Kravas statusa izsekošana:

Laika un atrašanās vietas dati tiek integrēti kravas statusos, nodrošinot pilnīgu pārskatu par kravas kustību un tās piegādes statusu.

Automātiska statusa maiņa:

Sistēma automātiski maina reisa statusu, kad transportlīdzeklis tuvojas kraušanas vai piegādes adresei, tādējādi paātrinot procesu un mazinot manuālās darbības.

Dīkstāves laika uzraudzība:

GPS dati ļauj izsekot, cik ilgi transportlīdzeklis atrodas kraušanas vai piegādes adresē, palīdzot identificēt un samazināt neproduktīvus dīkstāves laikus.

Sofera darbību uzraudzība:

Sistēma var pārbaudīt, vai šoferis atzīmē, ka krava ir uzkrauta vai piegādāta noteiktā adresē, salīdzinot to ar viņa faktiskās atrašanās vietas datiem.

Maršruta salīdzināšana:

Ir iespējams salīdzināt šofera plānoto maršrutu ar faktiski nobraukto, tādējādi identificējot novirzes un iespējas maršruta optimizācijai.

Klienta portāla funkcionalitāte:

Klientiem portālā var parādīt mašīnas pašreizējo atrašanās vietu un maršrutu līdz kraušanas/piegādes adresei, tādējādi uzlabojot pārskatāmību un klientu apmierinātību.

Šie ieguvumi palīdz optimizēt loģistikas procesus, uzlabot piegāžu precizitāti un efektivitāti, kā arī nodrošināt lielāku pārskatāmību un klientu apmierinātību.Internal profit

Peļņas “Internal Profit” pievienošana.

1) Atverot attiecīgā pasūtījuma formu, sadaļā Services pievienojam jaunu servisa pakalpojumu.

2) Izvēlamies veidu “Internal Profit”.

3) Ievadām peļņas apjomu.

Svarīgi! Pēc “Internal Profit” pievienošanas visam jāizskatās ir šādi:

Piegāde caur terminālu

1. Piegāde caur terminālu2. Piegāde caur termināli iespējas3. Pakalpojumi skats pēc "Piegāde caur termināli" pievienošanas

1. Piegāde caur terminālu

Klientu pasūtijums -> Pakalpojumi ->  +  -> Piegāde caur terminālu

2. Piegāde caur termināli iespējas

1) Izvēlamies nepieciešamo termināli, adrese aizpildās automātiski.2) Sadalām maršrutu EE11312 Tallinn -> PL-02-158 divās daļās.3) Plānotais piegādes termiņš uz termināli.4) Norādām, kādu summu atvēlam posmam no termināla līdz piegādes adresei.5) Ja zinām, ar kuru kravas automašīnu kravu vedīsim, tad varam izveidot jaunu reisu vai pievienot to jau esošam reisam.6) Atdodam nodaļai, kas būs atbildīga par piegādi no termināla līdz piegādes adresei.

3. Pakalpojumu skats pēc "Piegāde caur termināli" pievienošanas

Kopējais piegādes process ir sadalīts divos posmos, un katram posmam tiek piešķirta noteikta summa:

1) Kopējā summa, ko saņemsim no klienta.2) Ieņēmumi, kas ir sadalīti starp nodaļām.3) Nodaļas, kuras ir atbildīgas par konkrētajiem piegādes posmiem.

Meklētajs/Filtri un to pielietošana

1) MeklētājsAr meklētāja palīdzību var atrast visus ierakstus, kuros iesaistīts konkrēts uzņēmums. Ievadot meklētājā uzņēmuma nosaukumu, sistēma parāda visus pasūtījumus, kuros šis uzņēmums ir norādīts kā piegādātājs, saņēmējs vai citā lomā. Skaitlis 33 apzīmē, ka ir atrasti 33 ieraksti.

2) Redzamības palielināšanaIzmantojot iespēju izvēlēties, cik rindas rādīt vienā lapā, var palielināt redzamības apjomu. Piemēram, ja izvēlamies 300 rindas, ekrānā uzreiz būs redzams lielāks datu apjoms un būs vieglāk analizēt informāciju bez lapu pārslēgšanas.

3) Klientu saraksta sašaurināšanaLai rezultātus padarītu precīzākus, izmantojam klientu filtru un izvēlamies tieši to nosaukumu, kuru meklējam. Tas sašaurina sarakstu tikai uz ierakstiem, kas attiecas uz konkrēto klientu, tādējādi izslēdzot visus pārējos.

2. Pasūtījuma apstiprinājums klientam



Info klientam par pasūtījuma pieņemšanu

Lai nosūtītu pasūtījuma pieņemšanas apstiprinājumu, atver konkrētā klienta pasūtījumu:

Rīku joslā spiež uz pogas un izvēlas atbilstošo iespēju

Izvēloties Info klientam par pasūtījuma pieņemšanu, iespēja nosūtīt automātiski ģenerētu apstiprinājuma e-pastu par pasūtījuma pieņemšanu

Izvēloties "Pasūtījums klientam" automātiski tiks ģenerēts e-pasts ar pasūtījuma līgumu

 

4. Pārliecinās, ka automātiski ģenerētajā e-pastā ir vēlamā informācija un spiež Sūtīt.3. Reisu plānošana



Plānošanas skats



Planošanas skata atvēršana

Aktuālo reisu skats

Reisu izsekošanas skats

Aktuālo nesaplānoto kravu/karte skats

Plānošanas skata

1) Spiežam augšējā navigācijas joslā "Operatīvais darbs"2) No uznirstošā loga izvēlnes izvēlamies "Reisi/Ekspedīcijas"

Aktuālo reisu skats

1) Cilnes ar Aktuālajiem/Nenoslēgtajiem reisiem/Reisu arhīvs/Mašīnu statusi/Ekspeditētās mašīnas un filtri2) Aktuālo reisu saraksts

Reisa izsekošanas/karte skats

1) Reisa Nr. # izsekošana2) Reisa izsekošana3) Karte4) Čats

Aktuālo nesaplānoto kravu saraksts

1) Nesaplānotas kravas filtri2) Nesaplānotas kravas saraksts

Aktuālie reisi



Aktuālo reisu skata atvēršana

Aktuālo reisu skats

1. Aktuālo reisu skata atvēršana

1) Operatīvais darbs2) Reisi/Ekspedīcijas

Nepieciešama darbību secība: Operatīvais darbs -> Reisi/Ekspedīcijas Iegūstam planošanas skatu.

2. Aktuālo reisu skats

1) Infromācijas par aktuālajiem/nenoslēgtajiem/reisu arhīvs/mašīnu statusi/ekspeditētās mašīnas2) Aktuālo pieejamo reisu saraksts

Nesaplānoto kravu logs-karte

Nesaplānoto kravu logs/karte atvēršana

1) Spiežam augšējā navigācijas joslā "Jauns"2) No uznirstošā loga izvēlnes izvēlamies "Reisi/Ekspedīcijas"

Nepieciešama darbību secība: Operatīvais darbs -> Reisi/ekspedīcijas Iegūstam logu Reisi/Ekspedīcijas.

Aktuālo nesaplānoto kravu karte

Aktuālo nesaplānoto kravu kartē ir redzamas kravas vizuāli pārskatāmā veidā, kas atvieglo kravu meklēšanu.

Lai kravas veiksmīgi tiktu attēlotas uz kartes, ir svarīgas kravas ielādes un izlādes koordinātes. Skatiet attēlu zemāk.

Kravas iespējams filtrēt pēc šādām īpašībām: Eksports, Vietējās, Pārbrauciens, Imports, Aplis.

Reisa izsekošana -karte-čats



Reisa izsekošanas/karte/čats atvēršana

Reisa izsekošana/Karte/Čats

1. Reisa izsekošana/Karte/Čats atvēršama

2. Reisa izsekošanas/Karte/Čats

3. Trip tracking

4. Map

1) Kilometru attālums starp pieturām2) Papildu pieturu pievienošana, nospiežot uz simbola 

Jauna reisa pievienošana



Jauna reisa pievienošana

Reisa/Ekspedīcijas veidi

1. Jauna reisa pievienošana

1) Spiežam rīkjoslā uz pogas "Jauns" 2) No atvērtās izvēlnes izvēlamies "Reiss/Ekspedīcija"

2. Reisa/Ekspedīcijas veidi

Agreement - Izvēlas gadījumā ja zem jums brauc "Apakšnieks" un jūs ekspeditējat mašīnu pilnu apli vai pusapli un apmaksa parasti tiek veikta no brauktajiem km

Domestic - Vietējais

Monthly - Mēneša

Other - Citi

Own Trip - Izvēlas ja reisā brauc ar savu mašīnu (būs iespēja aizpildīt šofera atskaiti)

Spedition - Kravu pārvadājumi

Lai precīzāk izveidotu reisa atskaiti, nepieciešams izvēlēties pareizu reisa veidu.

Internal Profit "OZOLS TMS"



Pievienojam pasūtījumu.

Izvēlamies “Iekšējo peļņu” (“Internal profit”).

Pievienojam iekšējo peļņu reisam.

Nododam/pārdodam pakalpojumu citai nodaļai.

1. Pievienojam pasūtijumu

2. Paņemam (Iekšējo peļņu/Internal Profit)

Pakalpojumu sadaļā, pievienojam papildus pakalpojumu ar tipu Internal profit. Norādam laukā klientu cena peļnu mes paņema un pievienojam reisam.

Pakalpojuma tipā izvēlamies “Internal profit”.

3. Pievienojam iekšējo peļņu reisam

Reisa veidu norādām “Internal profit”.

Pie “Mašīna/Piek.” norādām iepriekš izveidotu, sev saprotamu veidu, kā filtrēsim un sapratīsim, ka tas attiecas uz attiecīgā cilvēka peļņu.

4. Pakalpojumu nododam/pārdodam citai nodaļai

1) Izvēlamies attiecīgo reisa daļu.

2) Norādām nodaļu, kurai atdodam/pārdodam.

4. Reisa/ekspedīcijas nosūtīšana



Reisa nosūtīšana šoferim



Reisa nosūtīšana šoferim ar linku

Reisa parādīšana "Cloudex Drive" (šofera) aplikācijā

"Cloudex Drive" paroles izveidošana

1.Reisa nosūtīšana šoferim ar linku

1) Izvēlieties attiecīgo reisu:

Atveriet reisu izvēlnes sarakstu.

Izvēlieties vēlamo reisu no pieejamo reisu saraksta.

2) Atveriet reisa logu:

Spiediet uz "ceļa simbola", kas atrodas "rīkjoslā".

Pēc klikšķa uz "ceļa simbola" automātiski tiks atvērts attiecīgā reisa logs jaunā lapā.

Atvērsies logs ar reisu web šofera aplikāciju

-Nokopējiet saiti no adreses joslas un nosūtiet to šoferim uz ''Whatapp'', lai šoferis var aizpildīt nepieciešamo informāciju.

2. Reisa parādīšana "Cloudex Drive" (šofera) aplikācijā

1) Izvēlamies nepieciešamo reisu nospiežot uz reisa numura.

Lai  šoferis varētu redzēt informāciju par reisu, svarīgi:

1) aktivizēt "acs" simbolu, kas atrodas pie šofera vārda un uzvārda. Informācija tiks nosūtīta un pieejama "Cloudex Drive" aplikācijā telefonā.

2) Reiss rādīsies aktīvo reisu sarakstā tik ilgi, līdz reisa statuss nav "Piegādāts"

3."Cloudex Drive" paroles izveidošana

1) Nospiežot uz attiecīgā kravas auto numura, kas ir norādīts reisā, atveras logs "Transportlīdzeklis".

2) Izveidojiet paroli pēc saviem ieskatiem ar kuru šoferis varēs ielogoties aplikācijā.

Reisa nosūtīšana parvadātājam



Reisu skata atveršana

Reisa nosūtīšana parvadātajam

Nosūtīt informāciju parvadātājam

1. Reisu skata atveršana

1) Spiežam augšējā navigācijas joslā "Operatīvais darbs"2) No uznirstošā loga izvēlnes izvēlamies "Reisi/Ekspedīcijas"

Nepieciešama darbību secība: Operatīvais darbs -> Reisi/Ekspedīcijas

2. Reisa nosūtīšana parvadātajam

1) Izvēlamies nepieciešamo reisu2) Spiežot uz simbola, atveras automātiski sagatavota E-pasta forma

3. Nosūtīt informāciju parvadātājam

1) Spiežam pogu "Sūtīt"

E-pasta forma tiek sagatavota valodā, kas norādīta klienta kartiņas laukā "Valoda"

5. Pasūtījuma izpilde (in delivery)



Kravas statusa maiņa

1. Kravas Statusa maiņa

Apstiprināts – ir vienošanās ar klientu un pārvadātāju, ka krava tiks vesta

Problēmas – kravas piegādes procesā ir kādas problēmas

Uzkrauts – krava ir ceļā

Piegādāts – šo statusu var ievadīt manuāli, bet tas tiks iestatīts automātiski, kad būs pagājis pēdējās piegādes faktiskais datums

Samaksāts – ir izrakstīts un apmaksāts rēķins

Atcelts – pasūtījums ir atcelts

Informāciju par kravas statusu var mainīt gan manuāli, gan automātiskiSarunātā, plānotā, faktiskā datuma maiņa



Sarunātā datuma uzkraušanas un izlādēs mainīšana

Plānotā iekraušanas un piegādes datuma mainīšana

Faktiska iekraušanas un piegādes datuma maiņa

Faktiska uzkraušanas un piegādes datuma maiņa izmantojot plānošanas skatu

Uzkraušanas un piegādes plānotie un faktiskie kravas datumi aizpildās automātiski un ir atkarīgi no "Cloudex"konfigurācijas, vai tiek izmantota aplikācija "Cloudex driver".

Trīs krāsu koncepts1) Melns - norādīts sarunātais iekraušanas un piegādes datums.2) Zils - norādīts plānotais iekraušanas un piegādes datums.3) Zaļš - norādīts faktiskās iekraušanas un piegādes  datums.

1. Sarunātā datuma uzkraušanas un izlādēs mainīšana plānošanas skatā

2. Plānotā iekraušanas un piegādes datuma mainīšana

3. Faktiska iekraušanas un piegādes datuma maiņa

Pielikuma pievienošana



Pielikumu pievienošanas pasūtījumam

Pielikumu rediģēšana pasūtījumam

Pielikumu pievienošana, izmantojot šofera aplikāciju "web versiju"

1. Pielikumu pievienošanas pasūtījumam

1) Atveram "Pielikumu" sadaļu2) Izvēlamies sev nepieciešamo pielikumu (ir pieejama ''drag & drop'' iespēja)

2. Pielikumu rediģēšana pasūtījumam

- lejupielādēt - automātiskā apgriešana (dators automātiski apgriež nepieciešamās malas)- manuālā apgriešana (pēc ieskatiem ir iespējams regulēt)- attēla pagriešana- izdzēst izvēlēto pielikumu

3. Pielikumu pievienošana, izmantojot šofera aplikāciju "web versiju"

1) Kravas foto pievienošana2) CMR pievienošana

6. Izejošie rēķini (debitori)



Izejošo rēķinu izrakstīšana

1) Atveriet pasūtījumu un pārliecinieties, vai tam sadaļā Pielikums (i)  pievienoti POD dokumenti.

POD dokumentu pievienošanas un rediģēšanas apraksts: https://doc.ozols.lv/books/cloudex-tms-latviski/page/pielikuma-pievienosana

2)Pārliecināties, vai ir pareizas atzīmes kādā veidā  jānosūta rēķins un POD. Noklusētās vērtības ir iespējams mainīt "Klienta kartītē".

3) Pārliecinieties vai kravas dati ir pareizi. Ja nepieciešams labot datumu, tad šeit ir apraksts kā to izdarīt: https://doc.ozols.lv/books/cloudex-tms-latviski/page/sarunata-planota-faktiska-datuma-maina

4)Rēķina izrakstīšana no atvērta klienta pasūtījuma

5)Rēķina nosūtīšana pa e-pastu

6)Pielikumu pievienošana. E-pasta sagatavē pie pielikumiem, iespējams "ieķeksēt", kurus pielikumus pievienot e-pastam.

- pēc noklusējuma rēķins tiks nosūtīts uz klientam norādīto rēķinu adresi un pasūtījumā norādītajam klienta menedžerim.- spiežam "Sūtīt", kad pielikumi pievienoti un nav nepieciešams mainīt noklusējuma e-pasta adreses.

7)Ja rēķins ir jānosūta arī pa pastu, tad atver rēķinu un manuāli ieraksta rēķina nosūtīšanas datumu.

8)Nosūtītie rēķini par pasūtījumu ir pieejami "Klienta pasūtījums" lapaspusē "Nosūtītie e-pasti"

Vairāku pasūtījumu pievienošana- Neapstiprinātam rēķinam ir iespējams pievienot papildus pasūtījumus- Spiežot uz "Rēķins" parādīsies uzņēmuma neapstiprinātie rēķini, jāizvēlas rēķins, kuram vēlaties pievienot izvēlēto pasūtījumu.

Izejošā rēķina labošana

1) Ja izveidotam rēķinam nepieciešams mainīt kādus datus, tad veram vaļā konkrēto "Klienta pasūtījumu"

Ja rēķinā nepieciešams mainīt datus, kuri pasūtījumā ir ierāmēti ar zaļu krāsu, tad, veicot izmaiņas pie pasūtījuma, automātiski šie dati pārmainīsies arī rēķinā.

Ja rēķinā nepieciešams mainīt datus, kuri pasūtījumā ir ierāmēti ar sarkanu krāsu, tad izmaiņas varēs veikt tikai "pārģenerējot rēķinu".

2) Rēķina pārģenerēšana

Noņemam rēķinam apstiprinājumu

Izvēlamies funkciju "Pārģenerēt rēķina saturu

Veiciet nepieciešamās izmaiņas

Papildus variants, kā noņemt rēķinam apstiprinājumu ir, atverot rēķinu un tad spiežot uz ikonu "Noņemt apstiprinājumu"

4) Ja pasūtījumā lauki rādās pelēkā krāsā, tad pasūtījuma reiss ir apstiprināts, tad, lai veiktu izmaiņas rēķina datos:

Atveriet reisu

Spiediet uz ikonas "Noņemt apstiprinājumu".

Klienta norēķinu iestatījumi



1. Bankas kontu pārvaldība

Augšējā tabulā tiek glabāta partnera bankas informācija.

Lauki:Bankas konts – partnera IBAN vai konta numurs.Bankas SWIFT kods – bankas starptautiskais identifikators.Bankas nosaukums – bankas nosaukums.Valūta – konta valūta (piem., Multicurrency).

Funkcionalitāte:

Var pievienot vairākus bankas kontus.

Izmanto rēķinos un maksājumos.

"+" poga ļauj pievienot jaunu bankas kontu.

2. Maksājumu termiņu iestatījumi

Nosaka partnera maksājumu noteikumus.

Klientam

Klienta apmaksas dienas – cik dienās klients apmaksā rēķinu (piem. 30 days).

Kopējais kredītlimits – maksimālā atļautā parāda summa.

Kavēto kredītlimits – limits, cik var būt kavēti maksājumi.

Maksimālā maksājuma kavēšanās – cik dienas var kavēt maksājumu.

Piegādātājam

Piegādātāja apmaksas dienas – cik dienās uzņēmums maksā piegādātājam.

3. Atlaides iestatījumi

Skonto atlaide % – atlaide, ja rēķins tiek samaksāts ātrāk.

Skonto atlaide ienākošajos rēķinos – atlaide piegādātāja rēķiniem.

4. Rēķinu attēlojuma iestatījumi

Nosaka, kā rēķinā tiek attēlota informācija.

Lauki:

Pasūtījuma skats rēķinā – kā rēķinā tiek grupēti pasūtījumi.

Adreses skats rēķinā – kādā formātā rādīt adresi.

Noklusējuma uzņēmums – uzņēmums, kas izraksta rēķinu.

Noklusējuma valūta – partnera galvenā valūta.

5. Elektroniskā rēķina iestatījumi

Elektroniskā rēķina formāts e-pastā – kādā formātā nosūtīt e-rēķinu.

6. Piezīmes

Debitoru piezīmes – iekšējas piezīmes par partnera maksājumiem.

7. Automatizācijas opcijas

Checkbox funkcijas:

Automātiski ģenerēt rēķinuSistēma automātiski izveido rēķinus.

Klientu self-billingKlients pats ģenerē rēķinus.

Aprēķināt rēķiniem soda procentusAutomātiski aprēķina kavējuma procentus.

Paslēpt rēķinā Sūtītājs un SaņēmējsNeparāda partnera datus rēķinā.

8. Papildu rēķinu iestatījumi

Valūtu rēķinos nerādīt pamatvalūtu – slēpj pamatvalūtu rēķinos.

Rēķinā parādīt parādu vai pārmaksu – rāda klienta saldo.

Atļauto e-pasta pielikumu PDF failu apvienošana – apvieno pielikumus vienā PDF.

Izejošo rēķinu apmaksa

Svarīgi! CLOUDEX TMS nodrošina gan automatizētu , gan manuālu izejošo rēķinu apmaksu jeb ienākošo maksājumu sasaisti ar izrakstītajiem rēķiniem.

Vienā atskaites periodā drīkst izmantot tikai vienu ienākošo maksājumu sasaistīšanas risinājumu - manuālu vai automatizēto importu no bankas.

1. Izejošo rēķinu apmaksa - automatizēts datu imports no bankas2. Ienākošo bankas maksājumu sasaiste ar izejošajiem rēķiniem3. Izejošo rēķinu apmaksa - manuāla datu ievade

1. Izejošo rēķinu apmaksa - automatizēts datu imports no bankas

1.1. Atveriet Jūsu uzņēmuma internetbanku -> sagatavojiet Bankas konta pārskatu par vēlamo periodu -> veiciet tā eksportu ISO formātā. -> Šo dokumentu saglabājiet savā datorā.

1.2. Atveriet CLOUDEX TMS    1) Finanses ->    2) Ienākošie maksājumi    3) Importēt maksājumus (simbols )

1.3. Veiciet bankas maksājumu importu     1) Izvēlaties importa failu, kuru lejuplādējāt no Interneta Bankas     2) Klikšķiniet uz komandpogas "Importēt"

2. Ienākošo bankas maksājumu sasaiste ar izejošajiem rēķiniem

Importējot maksājumus no Internetbankas, CLOUDEX TMS veic automātisko rēķinu piesaisti, bet, ja maksājumam rēķini nav piesaistīti, tad dariet to manuāli pēc instrukcijas.

    1) Finanses -> Bankas ieņēmumi     2) Filtrs >rādīt tikai NESAISTĪTOS maksājumus "Nesaistīts"(maksājumi, kuriem nav piesaistīti rēķini)

3) Izvēlaties maksājumu, kuru saistīt (to iezīmējot) 4) Spiežat komandpogas “Saistīt”

5) Rēķinu sarakstā atlasām atbilstošo rēķinu/rēķinus par kuriem ir samaksāts, tos iezīmējam 6) Izvēloties bultiņu uz augšu rēķins tiks piesaistīts maksājumam7) Apstipriniet ar komandpogu "Aizvērt"8) Ar zaļajām bultām  iespējams pāriet uz citu "Nesasaistītu" maksājuma uzdevumu.

9) Ar filtra palīdzību iepējams ātri atrast vajadzīgo rēķinu pēc numura, summas u.c. pazīmēm

Kad Ienākošais maksājums ir sasaistīts ar atbilstošo rēķinu, bankas ieņēmumu sarakstā kolonnā “Nenosegts” summa būs nulle.

3. Izejošo rēķinu apmaksa - manuāla datu ievade

1) Ejat uz izvēlni  Finanses -> Izejošie rēķini2) Atzīmē izejošos rēķinus, kuri ir apmaksāti3) Izvēlas funkciju "Izveidot ienākošos maksājumus izvēlētajiem izejošajiem rēķiniem"4) Izvēlas atbilstošo bankas kontu, ja tie ir vairāki5) Ievada rēķinu apmaksas datumu6) "Saglabā"

Darbs ar neapmaksātajiem rēķiniem

1. Apmaksas atgādinājuma e-pasta/-u izsūtīšana2. Citas iespējas un informācija darbā ar debitoriem

1. Apmaksas atgādinājumu e-pasta/-u izsūtīšana

1) Atverat Finanses > Izejošie rēķini > Neapmaksāto izejošo rēķinu kopsummas2) Spiežot uz pogu "" automātiski varat iezīmēt visus klientus, kuri kavējuši maksājumus, vai arī iezīmējat kādus konkrētus klientus, kuriem nepieciešams izsūtīt apmaksas atgādinājumus.3) Laukā "Datums" ievadiet datumu (pēc kura tiks atlasīti klienti ar kavētajiem maksājumiem)4) Nospiežot pogu ar vēstulītes simbolu "" programma automātiski saģenerēs un izsūtīs apmaksas atgādinājuma vēstules visiem Debitoriem.

Zemāk redzams apmaksas atgādinājuma vēstule, kādu programma uzģenerē un izsūta katram klientam.

Apmaksas atgādinājumu programma ģenerē valodā, ko esat iestatījis pie vispārējās informācijas par klientu.

2. Citas iespējas un informācija darbā ar debitoriem

1) Iezīmējot konkrētu klientu, varēsiet iegūt papildus informāciju par neapmaksātajiem rēķiniem un korespondenci ar klientu.2) Labajā pusē jums būs pieejams saraksts ar konkrētā klienta "Neapmaksātajiem rēķiniem"3) Apkopota informācija par klientu neapmaksāto rēķinu kopsummām pieejama sarakstā kreisajā pusē, kur arī būs redzami datumi, kad pēdējo reizi izsūtīts "maksājuma atgādinājums" un datums, kurā klients pie saziņas solījis veikt rēķina apmaksu. Šie datumi atspoguļojas arī pie "Korespondences" sadaļas.

3. Jaunas koresponces piezīmes kavēto rēķinu statusam varat izveidot, iezīmējot konkrētu rēķinu un spiežot uz pogas ""

1) Izvēlaties no saraksta kontaktpersonu ar, kuru komunicējat.2) Veicat piezīmes par solījumiem par apmaksas veikšanu.3) Reģistrējiet jauno datumu, kad atkārtoti veikt apmaksas atgādinājumu, vai pārliecināties par parāda apmaksu.4) Pēc piezīmju veikšanas spiežat pogu "Saglabāt", informācijas vai atgādinājuma saglabāšanai.

4. Zemāk sadaļā "Korespondence" atspoguļota saziņa ar klientu: simbols: "" simbols  būs pie apmaksas atgādinājumiem, kurus esat nosūtījuši uz klienta e-pastu (ko programma sagatavo, kad iezīmējat klientu (debitoru) un spiežat uz pogas ""

"" simbols nozīmē, ka iepriekš menedžeris sazinājies ar debitoru un pievienojis komentāru saņemtajai atbildei. Pie atkārtotas saziņas komentāru iespējams aktualizēt, spiežot dubultklišķi uz "zīmuļa" simbolu. Kad ieraksts atjaunots, spiežat pogu "Saglabāt".

Ja vēlaties kopējo neapmaksāto rēķinu pārskatu iegūt pilnā apjomā, bez papildus sarakstiem labajā pusē, tad spiežat uz pogu ar simbolu "". Lietojot to pašu pogu, jūs varēsiet arī iegūt atpakaļ papildus sarakstus.

Izejošo rēķinu atslēgšana



Izejošā reķina numura mainīšana

Viens izejošais rēķins par vairākiem pasūtījumiem

Ja nepieciešams izrakstīt vienu rēķinu par vairākiem Klienta pasūtījumiem, pastāv 2 pieejas:

No kopējā Pasūtījumu saraksta iezīmētajiem pasūtijumiem vienlaicīgi izveido vienu rēķinu

Katru pasūtījumu pa vienam pievieno izejošajam rēķinam

1. No kopējā Pasūtījumu saraksta vairākiem vienlaicīgi

1.1. Izvelamies "Jauns rēķins"

2.Katru pasūtījumu pa vienam pievieno izejošajam rēķinam

2.1. Izvēleto rēķinu varma pievienot attiecīgajam reķinam

Kredītrēķins izejošam rēķinam

Saturs:

Kredītrēķina izveidošana izejošam rēķina

1. Kredītrēķina izveidošana izejošam rēķinam

Lai izejošam rēķinam izveidotu kredītrēķinu jāveic sekojošas darbības:

Finanses -> Izejošie rēķini -> Izvelamies reķinu -> poga "Action" -> Izveidot kredītrēķinu

7. Ienākošie rēķini (kreditori)



Ienākošā rēķina reģistrēšana

Ja nepieciešams pieņemt rēķinu par vairākiem braucieniem vienlaikus.1) Rēķina ievadīšana no reisa formas.2) Rēķina pieņemšana no Nenoslēgto reisu loga.

1. Rēķina ievadīšana no reisa formas

1)Atver reisu: Pārej uz "Ievadīt rēķinu" pogu.

Neapstiprinātam rēķinam iespējams pievienot citus klienta pasūtījumu

2. Rēķina pieņemšana no Nenoslēgto reisu loga.

Navigē uz Neapmaksēto Reisu Tab: Izvēlies reisus, par kuriem ir ienākošie rēķini, un spied "Ievadīt ienākošo rēķinu" pogu.

1) Izvēlies reisus, par kuriem vēlies ievadīt ienākošo rēķinu.2) Spiežam rēķina pieņemšanas ikonu3) Aizpildam nepieciešamos laukus un spiežam saglabāt

Skonto atlaides piemērošana ienākošajam rēķinam



1) Partneru sarakstā atrodi attiecīgo partneri.2) Atver sadaļu "Norēķini" un ievadi atlaidi.

8. Savstarpējo norēķinu akti

1) Finanses 2) Izejošie rēķini3) Neapmaksāto izejošo rēķinu kopsummasFinanses → Izejošie rēķini → Neapmaksāto izejošo rēķinu kopsummas

Šofera aplikācija "Cloudex Drive"



Pirmie soļi ar šofera aplikāciju "Cloudex Drive"



1. Šofera aplikācijas video instrukcija2. Šofera aplikācijas instalācija3. Reģistrēšanās (login) aplikācijā4. Darbs ar aktīvo reisu5. Failu pievienošana6. Aptiprināt kravu uzkraušanu/iesniegt

1. Šofera aplikācijas video instrukcija

https://www.youtube.com/watch?v=wDHjr9NeolQ

2. Šofera aplikācijas instalācija

Android Play store vai App Store meklējiet aplikāciju "Cloudex drive"

3. Reģistrēšanās (login) aplikācijā

1) Šoferis ievada savu auto numuru.2) Ievada paroli ko menedžeris ir norādijis mašīnas profilā.

3. Darbs ar aktīvo reisu

1) Iekraušanās vieta

Informācija par pašreizējo iekraušanās vietu

Datums un koordinātas

Atbildīgās personas telefona numurs

2) Piegādes vieta3) Papildus funkcijas: Atjaunināt sarakstu, Atvērtie reisi, Iestatījumi, Izrakstīties.4) Nepieciešamības gadījumā zvaniet reisa menedžerim, atbildīgajai personai.

4. Failu pievienošana

1) Iespēja pievienot CMR dokumentu, izmantojot fotoattēlu vai ielādi no telefona galerijas.2) Iespēja pievienot fotogrāfijas no telefona galerijas vai nofotografējot.3) Spiediet pogu "Apstiprināt uzkraušanu", lai apstiprinātu, ka krava ir uzkrauta.

5. Aptiprināt kravu uzkraušanu/iesniegt

1) Lauki, kas ir jaizpilda, lai iesniegtu statusu.2) Poga "Iesniegt".

Pirmie soļi ar šofera aplikāciju "web versiju"

1. Atver "linku", ko saņēmi no menedžera WhatsApp

2. Darbs ar aktīvo reisu

2. Šoferis apstiprina kravas uzkraušanos

1) Navigācijas iespējas2) Ielādes/uzkraušanās vieta3) Pasūtījuma informācija4) Pievienot bildi5) Pievienot CMR 6) Apstiprināt uzkraušanos

CLOUDEX Drive ieguvumi

"Cloudex Drive" ir mobilā lietotne, kas piedāvā dažādus ieguvumus saistībā ar datu apmaiņu starp kravas vadītājiem un viņu menedžeriem vai dispečeriem/ēm. GALVENIE IEGUVUMI:

Reāllaika maršrutu pārvaldībaKravas vadītāji var redzēt aktuālo reisa maršrutu, tostarp precīzu kilometrāžu, starta un apstāšanās vietas. Tas palīdz efektīvi plānot un optimizēt braucienus.

Kartes un navigācijaAplikācija nodrošina integrētu karti, kas palīdz vadītājam atrast labākos ceļus, izvairīties no sastrēgumiem un plānot alternatīvus maršrutus. Tas uzlabo laika un degvielas patēriņa efektivitāti.

Komunikācija ar menedžeri/dispečeri (-rēm)Iebūvētais "čats" ļauj kravas vadītājam sazināties ar menedžeri vai dispičeri reāllaikā. Tas palīdz ātri atrisināt problēmas, iegūt instrukcijas un atjauninājumus par reisu.

Maršruta izmaiņu paziņojumiVadītāji var saņemt tūlītējus paziņojumus par jebkādām izmaiņām maršrutā vai uzdevumos. Tas nodrošina elastību un spēju ātri pielāgoties jaunajiem apstākļiem.

Uzlabota darba plānošanaMenedžeri un dispečeri/res var labāk plānot un koordinēt kravas pārvadājumus, balstoties uz reāllaika datiem par maršrutu, apstāšanās vietām un vadītāja statusu.Efektivitātes un produktivitātes uzlabošanaSistēmas lietošana palīdz samazināt kļūdu iespējamību, uzlabot piegādes precizitāti un vispārējo darba efektivitāti, kas savukārt veicina augstāku klientu apmierinātību.

Izmaksu kontroleOptimizējot maršrutus un samazinot nevajadzīgus apstāšanās laikus, uzņēmums var samazināt degvielas izmaksas un uzturēšanas izdevumus, kas rezultējas ekonomiskākā darbībā.

Drošība un uzraudzībaReāllaika dati un komunikācijas iespējas palīdz nodrošināt vadītāju drošību, kā arī ļauj menedžeriem uzraudzīt transporta līdzekļu kustību un statusu.

Datu analīze un atskaitesAplikācija ļauj uzkrāt datus par reisiem, kas vēlāk var tikt analizēti, lai identificētu efektivitātes uzlabojumus un izstrādātu stratēģijas turpmākajiem uzlabojumiem.

Darba apmierinātības palielināšanaUzlabota komunikācija un precīza informācija palīdz vadītājiem justies atbalstītiem un informētiem, kas veicina lielāku darba apmierinātību un motivāciju.

Kopumā, "Cloudex Drive" lietotne ievērojami uzlabo kravu pārvadājumu procesu, padarot to efektīvāku, drošāku un pārredzamāku gan vadītājiem, gan menedžeriem.Notīrīt atmiņu

(1) Ar pirkstu 1 sekundi spied uz "CLOUDEX drive" ikonu (2) un tad izvēlieties "App info"

Varianti kā varētu izskatities

(1) Uzspied uz krātuvi un kešatmiņu

Varianti kā varētu izskatities

(2) Notīrit krātuvi (2) Notīrit kešatmiņu

(1) Uzspied uzatminu

(2) Notiri datus

(1) Uzspied uz krātuvi

(2) Notirīt datus

Kā iegūt aplikācijas versiju



Instrukcija kā bildēt CMR



Atkārtota uzdevuma izpildes nosūtīšana

"Cloudex drive" versijas atjaunošana



Atveriet Play Store: Lietotņu sarakstā atrodiet un atveriet Google Play veikala ikonu 

Meklējiet Cloudex Drive:

Augšējā meklēšanas joslā ierakstiet "Cloudex Drive" un nospiediet enter.

  3. Izvēlieties Cloudex Drive lietotni:

Pārbaudiet, vai ir pieejams atjauninājums "Update", ja ir pieejams atjauninājums, jūs redzēsiet pogu "Update" vai "Atjaunināt", nevis parasto pogu "Atvērt". Spiediet uz pogaas  "Atjaunināt", lai sāktu atjaunināšanas procesu.

Pagaidiet, līdz atjauninājums tiek lejupielādēts un instalēts: "Play veikals" lejupielādēs un instalēs atjauninājumu. Jūs varat redzēt progresu Play veikalā.

4. Kad atjauninājums ir pabeigts, jūs varat spiest uz pogu "Atvērt" vai "Open", lai palaistu atjaunināto Cloudex Drive lietotni.CLOUDEX TMS Mobile



1. Reģistrēšanās (Login)

1) Savā telefonā, izmantojot kādu interneta pārlūka programmu ieraksti sava uzņēmuma personificēto URL adresi  Cloudex TMS web piekļuvei, piemēram: http://my.cloudex.lv/demo 2) Kad atveras "Login" logs, laukos "Login name vai e-pasts" un "parole", ieraksti tos pašus lietotāja datus, kurus izmanto "Ozols" sistēmā.

2. Funkcionalitāte (ieskats)

"Cloudex TMS Mobile" piedāvā to pašu funkcionalitāti, kas pieejama "Ozols" sistēmā, tikai jauns pielāgots interfeiss.

2.1. Izvēlies sev interesējošo funkciju, piemēram - Operatīvais darbs

2.2. Aktuālie pasūtījumiPieejams izvēlnē Operatīvais darbs > Klientu pasūtījumi >Aktuālie pasūtījumi 

2.3. Aktuālie reisiPieejams izvēlnē Operatīvais darbs > Reisi/Ekspedīcijas >Aktuālie reisi.

Pieejams izvēlnē Operatīvais darbs >Reisi/Ekspedīcijas > Atvērt konkrētu reisu (uzklikšķinot uz reisu).

2.4. Klienta pasūtījums

2.5. Automatizēta informācijas izsūtīšanas iespēja klientiem

Incoming/Outgoing Invoice



Padomi un Triki

Pārlūka kešatmiņas(cache ) un sīkfailu(cookies ) dzēšana

Ātra kešatmiņas dzēšana pārlūkā (Google Chrome):

Spied uz F12, lai atvērtu izstrādātāja rīkus (Developer Tools).

Ar peles labo taustiņu klikšķini uz atsvaidzināšanas (Refresh) ikonas (parasti augšējā kreisajā stūrī blakus adreses joslai).

Izvēlies "Empty cache and hard reload" (Tukšot kešatmiņu un veikt pilnu pārlādi).

Šī metode dzēš tikai attiecīgās lapas kešatmiņu – noderīga izstrādātājiem un testēšanai.

Pilna kešatmiņas un sīkfailu dzēšana (visam pārlūkam):

Atver pārlūka izvēlni (trīs punkti augšējā labajā stūrī).

Izvēlies: Settings > Privacy and security > Clear browsing data.

Atzīmē "Cookies and other site data" un "Cached images and files".

Spied Clear data.

Bankas maksājumu imports/exports



Bankas ienākošo maksājumu imports

1. Augšējā izvēlnē noklikšķiniet uz sadaļas “Finanses”.2. Atvērtajā nolaižamajā izvēlnē izvēlieties “Ienākošie maksājumi”.3. Sistēma atvērs Ienākošo maksājumu sarakstu, kur varēsiet:          importēt bankas maksājumus (izmantojot “+” pogu augšējā labajā stūrī)Bankas izejošo maksājumu exports