1) Pasūtījuma reģistrēšana

Jauna klienta pasūtījuma reģistrēšana

Jauns Klienta pasūtījums atveras, spiežot komandtaustiņu F6

Klienta pasūtījuma lappusi "Krava" iedala 6 informācijas zonās

  1. Pasūtījuma apraksts
    1.1. Klienta un kontaktpersonas ievade
    1.2. Vairākas uzkraušanas vai piegādes adreses - Multibooking
  2. Uzkraušanas un Piegādes adreses un informācijas ievade
    2.1. Adreses meklēšanas logs
  3. Ieņēmumi no klienta
    3.1. Rēķina izrakstīšana
  4. Kravas apraksts
  5. Pakalpojuma apraksts, un ar ar kravu saistītie papildus pakalpojumi
  6. Kravas pievienošana jaunam vai esošam Reisam / Ekspedīcijai

    klienta pasūtijum.png

    1. Pasūtījuma apraksts - pamatprincipi:

    1. Lai veiksmīgi varētu uzsākt darbu, mēs rekomendējam spert šādus pirmos soļus: Kreisajā navigācijas joslā atveriet —> Kravu pārvadājumi —> Dokumenti —> Klientu pasūtījumi. Lai veikti jaunu Klienta pasūtījumu, veiciet šādas darbības: Augšējā navigācijas panelī spied —> Logs —> Jauns klienta pasūtījums (vai klaviatūras taustiņš F6).

    2. Laukos ievada prasīto informāciju. Lauki ar Zilas krāsa aprakstiem ir jāaizpilda obligāti.
    3. Ar dubultklikšķi uz tukšā lauka atveras informācijas ievades logs. Vai arī spiest komandpogu image-1649079581950.png blakus laukam.

    1.1. Klienta un kontaktpersonas ievade

    Kravas menedžeris: Persona, kura ir atbildīga par šo klienta pasūtījumu.

    Klients: Klients (jeb partneris) kurš pasūta kravas piegādi.  
    image-1649420463342.png
         1. Lai pievienotu vai atrastu Klientu spiest komandpogu image-1649079581950.png blakus laukam.
         2. Kad izvēlēts kāds no esošajiem Klientiem, nosaukuma krāsa mainās pēc luksafora principa, atkarībā no klienta statusa.
         3. ! Izsaukuma zīme parādās ja klienta kartiņā ir piezīmes.
         4 Lauka nosaukums “Klients” maina krāsu, pēc luksafora principa, atkarībā no rēķinu apmaksas statusa. Uzklikšķinot vairāk info

    Ar funkciju taustiņu F3 atver Klienta/Partnera informācijas kopsavilkums, ar informāciju par sadarbību ar šo klientu. 

    Klienta reference: jeb Klienta pasūtījuma numurs. 

    Ja pasūtījumā norādītais klients lieto OZOLS TMS un viņš ir atsūtījis pasūtījuma numuru, tad ievadot Klientu un Klienta referenci, tiks piedāvāta iespēja importēt šo klienta pasūtījumu.

    Kontaktpersona: Klienta kontaktpersona kura veic kravas pasūtījumu. Ja šie dati ir ievadīti korekti, tad ērti būs gan atkārtoti to pievienot pasūtījumiem, gan, piemēram, nosūtīt e-pastus (kravas statuss, rēķins, apmaksas atgādinājums).

    1.2. Vairākas uzkraušanas vai piegādes adreses - Multibooking

    Multibooking tiek izmantots, ja vienā klienta pasūtījumā ir vairākas uzkraušanas vai piegādes adreses.

      Multibooking instrukciju skatieties šeit.

      2. Uzkraušanas un Piegādes adreses un informācijas ievade

      Sarunāts uzkraut un piegādāt : Ievada datumu un laiku, kad krava jāuzkrauj vai jāpiegādā:
      - FIX atzīmē , ja ir noteikts precīzs laiks.

      - Ja jānorāda laika intervāls no kura līdz kuram datumam kravu jāuzkrauj vai jāpiegādā, tad spiež uz teksta “Sarunāts uzkraut” vai “Sarunāts piegādāt” . Atvērsies logs (attēls zemāk), kurā var ievadīt plānoto datumu no (1), savukārt datumu līdz (2) ievada datuma laukā.

      image-1649744041689.png

      Kravas nosūtītājs un saņēmējs:
      - Lai pievienotu vai atrastu spiest komandpogu image-1649079581950.png blakus laukam.
      - Tukšā laukā ar dubultklišķi atveras jauna klienta (partnera) ievades logs.

      Iekraušanas adrese: Ievada jaunu vai izvēlas no datu bāzē esošajām.

      2.1. image-1649682095781.png Uzkraušanas un Piegādes adreses meklēšana

      image-1649681899230.png

      Adreses meklēšanas logu izmanto lai ātri atrastu un pievienotu jaunu vai precizētu datu bāzē esošu adresi

      1. Adreses meklēšanas lauks: 
      - Šajā laukā var brīvi ierakstīt vai iekopēt Jums zināmo informāciju par Uzņēmumu.
      - Iekopētu informāciju šeit iespējams kārtot un rediģēt.
      2. Atrastās adreses:
      - Programma meklē Uzņēmuma adresi gan iekšējā datu bāzē, gan Google maps.
      3. Izvēlētā adrese: 
      - Ja izvēlēta kādu no Atrastajām adresēm, šīs sadaļas lauki aizpildās automātiski.
      - Ja programma nav atradusi vajadzīgo adresi, to ievada manuāli.
      - Ja tiek ievadīts jauns Uzņēmums vai adrese, tas tiek saglabāts un atkārtoti aizpildot vairs nebūs jāievada.
      - Dubultklišķis uz Uzņēmuma nosaukuma atvērs "Partnera kartiņu"
      - Laukos "Latitude" un "Longitude" programma automātiski piemeklē GPS koordinātes no Google maps. 
      - Spiežot image-1649749799285.png var pārbaudīt adresi Google maps.

      image-1649766224500.png

      Adrese jāievada precīzi un atbilstošajos laukos! Kļūdas var dārgi izmaksāt pakalpojuma izpildes gaitā.

      Virziens, Transporta tips, Kraušanas tips - Šī informācija būs svarīga pie Reisu / Ekspedīciju plānošanas.

      Piezīmes pārvadātājam: Ar kravu saistīta papildus informācija:
      - Šīs piezīmes ir iespējams definēt kā sagataves un ātri pievienot pēc vajadzības.
      - Spiež image-1649079855868.png lai izveidotu definētu piezīmi

      Iekšējās piezīmes: Ar kravu saistītas piezīmes, kas netiek izpaustas ārpus jūsu uzņēmuma:
      - Šīs piezīmes ir iespējams definēt kā sagataves un ātri pievienot pēc vajadzības.
      - Spiež image-1649079855868.png lai izveidotu definētu piezīmi.

       

      3. Ieņēmumi no klienta:

      - Šajā laukā ievada ieņēmumu kopējo summu bez PVN un valūtu, kuru jāmaksā klientam.

      Ja gadījumā pasūtījuma izpildes laikā mainās summa, piemēram, papildus nopērk muitas deklarācijas noformēšanu, tad atbilstoši jāmaina ir arī lauka “Ieņēmumi no klienta” vērtība.

      - Ja klientam ir izstādīts Kredītrēķins, tad par tā summu manuāli jāsamazina “Ieņēmumi no klienta”.

      Summēšana image-1649141607526.png
      - Ja nospiež image-1649141607526.png, tad lauks “Ieņēmumi no klienta” aizpildās automātiski, summējot pakalpojumos ievadītos ieņēmumus par katru pozīciju.
      - Ja šī funkcija ir ieslēgta, tad nav iespējams manuāli mainīt lauka “Ieņēmumi no klienta” vērtību.

      Apmaksa: Izejošā rēķina apmaksas termiņš.
      - Klienta noklusēto apmaksas termiņu var definēt: 
      OZOLS > CRM > Saraksti > Partneri > [atver Partnera kartiņu] > [lapaspuse “Pārējie dati”] > Apmaksas termiņš

      PVN likme:
      - Izvēloties PVN likmi un tad uzbraucot ar peles kursoru virs lauka redzams PVN likmes Pants.
      - PVN likmes var mainīt sarakstā: OZOLS > Kopējie saraksti > Nodokļu saraksts

      Vairāk par Rēķina izrakstīšanu, labošanu un izsūtīšanu kopā ar CMR, lasi šeit.

       

      4. Kravas apraksts

      Vienam klienta pasūtījumam kopējo kravas apjomu var ievadīt vairākās pozīcijās, piemēram, 1 EPL, 3 Box, utt. Tik cik kravai ir dažādas pozīcijas tik rindas ievada.

      image-1649242859178.png

      Lai pievienotu kravas aprakstu spiež Pievienot1
      Jau izveidotu kravas aprakstu atver ar peles dubultklišķi

      image-1649158768226.png

      Iepakojumu veids (EPLL, BOX u.c.) sarakstu varat mainīt atbilstoši pasūtījuma vajadzībām, spiežot image-1649079581950.png un izvēloties Pievienot jaunu definēto iepakojuma veidu un tā izmērus.

      Iepakojuma izmērs: Iepakojuma izmēri ir jānorāda metros. Definētajiem iepakojumiem, piemēram, EPLL noklusētos izmērus var ievadīt iepakojuma veidu aprakstā, tad izvēloties iepakojuma veidu iepakojuma izmēru lauki aizpildās automātiski

      Stackable: Ja paletes var novietot vienu virs otras, tad liek atzīmi un norāda cik paletes var kraut vienu virs otras. Šī informācija arī tiks atspoguļota pasūtījumā pārvadātājam. Šī informācija tiek ņemta vērā automātiski aprēķinot kravas aizņemto vietu ldm

      Kravas nosaukums: Ko saturēs iepakojumi. Šos nosaukumus iepriekš definē spiežot image-1649079855868.png

      Broto svars, kg: Ja zināms jānorāda kravas pozīcijas bruto svars kg

      Aizņemtā vieta, ldm: Standarta iepakojumiem noklusēto ldm vērtību var norādīt Iepakojumu veidu klasifikatorā, tādā gadījumā, izvēloties iepakojumu daudzumu un veidu, lauks aizpildīsies automātiski. Tāpat programma ņems vērā lauka Stackable vērtību un pēc noklusēšanas samazinās ldm vērtību

      Tilpums, m3: Ievadot iepakojuma izmērus tilpuma lauks tiek aprēķināts automātiski

      Taksācijas svars, kg: angliski “Chargeable Weight”, kas precīzāk apzīmē lauka būtību. Tas ir svars kurš ir jāņem vērā aprēķinot savus ieņēmumus un izdevumus. Frakta svaru programma aprēķina automātiski, pieņemot, ka 1ldm = 1850kg un 1m3 = 300kg rezultātā programma ņem vērā ievadīto Bruto svaru, kuru salīdzina norādītos ldm * 1850kg un m3 * 300kg, kur Frakta svars būs lielākais no visām trim vērtībām.

      Stat.nr.: "Statistical number" tiek attēlots CMR 10.ailē, ja to drukājat no programmas

      Temperatūra no … līdz: Temperatūra, kādu klients prasa nodrošināt piegādes laikā

      ADR: atzīmē ja nepieciešama bīstamo preču pārvadāšanas atļauja

      Saglabāt un Jauns: Ja Klienta pasūtījumā ir jāievada vairākas kravas pozīcijas, tad var ieekonomēt klikšķus un izvēlēties komandpogu “Saglabāt un Jauns”

      Atkarībā no konfigurācijas, ja vienā mašīnā/reisā būs vairākas kravas, bet uz visu reisu būs kopēji izdevumi, tad izdevumi pa klienta pasūtījumiem tiks sadalīti proporcionāli ievadītajam Taksācijas svaram!

       

      5. Pakalpojuma apraksts

      Šajā pasūtījuma sadaļā pamata pakalpojuma apraksts veidojas automātiski no augstāk ievadītās informācijas.

      image-1649165146760.png

      Pamata pakalpojuma numurs ir “0” un netiek atspoguļots. Visi papildus pakalpojumi ir numurēti. Piemēram:
      - Piegāde no iekraušanas adreses līdz terminālam (pick up) # -1
      - Galvenais Reiss/ekspedīcija # 0
      - Piegāde no termināla līdz izkraušanas adresei (domestic) # 1
      - Papildus pakalpojumi (piemēram, muita) # 10

      Papildus pakalpojumi: Ja klienta pasūtījuma izpildes ietvaros tiek sniegti papildus pakalpojumi, piemēram: Piegāde caur terminālu, Kravas apdrošināšana, Pārkraušanas pakalpojumi, Eksporta deklarācija, Muitas pakalpojumi, Dīkstāve, Uzglabāšana noliktavā, u.c.

      Papildus pakalpojumus pievieno spiežot komandpogu Pievienot2

       

      Reisa / Eksped. nr: Reisa/Ekspedīcijas/Pasūtījuma numurs. vairāk par reisa ekspedīcijas numura aizpildi skatīt punktu: Reisa/ekspedīcijas numura izvēle

      Secība reisā: Ja vienā reisā/ekspedīcijā/pasūtījumā ir vairāki sniedzamie pakalpojumi, tad šis būs secības numurs.

      Pakalpojums: Jāizvēlas pakalpojums no klasifikatora, kurš parādīsies rēķinā. Papildus par vērtības izvēli skatīt punktā: Darbs ar drop-down sarakstiem. Pievienojot jaunu pakalpojumu tas ir jāiztulko tajās valodās, kurās rēķins tiek izrakstīts, par tulkošanu skatīt punktu: Ierakstu tulkošana

      Pakalpojuma piezīmes: Papildus teksts, kurš ir jāiekļauj izejošajā rēķinā

      Pakalpojuma periods no … līdz: Pakalpojuma periods tiek attēlots rēķina izdrukā

      Pakalpojumu iekļaut izejošā rēķinā: Ja sniegto pakalpojumu vēlaties lai tas tiktu iekļauts klientam rēķināt, tad jāaizpilda lauki priekš izejošā rēķina

      Pakalpojuma ieņēmumus un izdevumus attiecināt uz kravas galveno ekspedīciju: Pēc noklusēšanas pakalpojumā norādītie ieņēmumi un izdevumi tiek attiecināti uz Reisu ekspedīciju kurā pakalpojums ir ievietots. Ja ieņēmumus un izdevumus vajag attiecināt uz Klienta pasūtījuma galveno reisu/ekspedīciju (apzīmēts ar Nr. 0), tad jāieķeksē šis “ckeckbox”

      Ienākošais rēķins: Jāaizpilda plānotie izdevumu lauki.

      Kad pasūtījums ir ievadīts, tas ir jāpievieno Reisam / Ekspedīcijai, kas to piegādās!           

          image-1649420968740.png

      Uzzini vairāk par Klienta pasūtījumu:

      1. Kā izdzēst klienta pasūtījumu?
      2. Kā atlasīt aktuālos Klientu pasūtījumus?

       

       

      Vairākas uzkraušanas vai piegādes adreses - Multibooking

        Multibooking tiek izmantots, ja vienā klienta pasūtījumā ir vairākas uzkraušanas vai piegādes adreses.

        1. Ieliek atzīmi image-1649076856190.png pie Multibooking;          
        2. Spiediet image-1649076970307.png, lai pievienotu papildus iekraušanas adreses;
        3. Spiediet , lai pievienotu papildus izkraušanas adreses;
        4. Pasūtījuma numuram tiek piešķirts apakš numurs. Spiežot image-1649077043189.png var pārslēgties starp multibooking pasūtījumiem.

        image-1649077626838.png

        Katrai Multibooking kravai atsevišķi:
        1. Jāievada Kravas apraksts.
        2. Jāpievieno esošam vai jaunam reisam/ekspedīcijai.
        3. Jāuzrāda ieņēmumi no klienta, ja Multibooking pasūtījumu izpilda vairāki pārvadātāji vai jāaprēķina katra Reisa izmaksas.

        Kad pasūtījums ir ievadīts, tas ir jāpievieno Reisam / Ekspedīcijai, kas to piegādās!           

            image-1649420968740.png

        Papildus Pakalpojumi

        Papildus Pakalpojumi - klienta galvenā pasūtījuma izpildes ietvaros sniegti pakalpojumi, piemēram:
        - Kravas apdrošināšana,
        - Pārkraušanas pakalpojumi,
        - Eksporta deklarācija,
        - Muitas pakalpojumi,
        - Dīkstāve,
        - Uzglabāšana noliktavā, u.c.

        Papildus pakalpojumus pievieno Klienta pasūtījuma loga apakšējā daļā labajā pusē spiežot komandpogu Pievienot2 > Papildus pakalpojums

        Papildus pakalpojuma logā ir 2 informācijas zonas:
        A) Informācija Pakalpojuma saņēmējam;
        B) Informācija Pakalpojuma izpildītājam, piemēram, pārvadātājam.
        image-1650456863854.png

        Klienta pasūtījums: Klienta pasūtījuma informācijas kopsavilkums.
        Secība pasūtījumā:  Papildus pakalpojuma secības numurs no 10 uz augšu. Uzzini vairāk šeit.

        A. Informācija Pakalpojuma saņēmējam
        Pakalpojuma tips: Jāizvēlas pakalpojums no klasifikatora, kurš būs redzams rēķinā. Pievienojot jaunu pakalpojumu tas ir jāiztulko tajās valodās, kurās rēķins tiek izrakstīts, par tulkošanu skatīt punktu: Ierakstu tulkošana.
        Pakalpojuma paskaidrojums rēķinā: Papildus teksts, kurš ir jāiekļauj izejošajā rēķinā
        Pakalpojuma periods no … līdz ... : aizpilda ja Pakalpojums tiek attēlots rēķina izdrukā
        Pakalpojumu iekļaut izejošā rēķinā: atzīmē image-1649756016703.png ja pakalpojumu jāiekļauj klientam rēķinā.
        Pakalpojuma ieņēmumus un izdevumus attiecināt uz kravas galveno ekspedīciju: Šeit liek atzīmi image-1649756016703.png, ja pakalpojums tiks  attiecināts uz Klienta pasūtījuma galveno reisu/ekspedīciju. Pēc noklusēšanas pakalpojuma ieņēmumi un izdevumi tiek attiecināti uz tam atsevišķi izveidotu Reisu / ekspedīciju. 
        Cena klientam; Daudzums; Ieņēmumi; PVN likme: aizpilda atbilstoši papildus pakalpojuma apjomam

        B. Informācija Pakalpojuma izpildītājam
        Reisa / Eksp.nr.:         Reisa/ Ekspedīcijas numurs, kuram pakalpojums ir attiecināms. Ja nav zināms, tad neaizpilda. 
        Secība reisā        : Pakalpojuma secība Reisā.
        Pārvadātājs:         Ja nav zināms, tad neaizpilda.
        Pārvadātāja ekspeditors: Ja nav zināms, tad neaizpilda.
        Ienākošais rēķins nebūs:         ja par papildpakalpojumu nebūs rēķins.
        Nofiksēt izdevumus/pārvadātāja cenu:         ja atzīmē image-1649756016703.png tad pārvadātājs, kurš arī strādā OZOLS TMS sistēmā, ievadot pasūtījuma referenci, redzēs atrunāto cenu.
        Cena pārvadātājam: Cena par kuru Pārvadātājs ir piekritis piegādāt kravu.
        Daudzums:         Papildus pakalpojuma apjoms.
        Izdevumi un PVN likme:         Papildus pakalpojuma izmaksas.

         

         

        Piegāde caur TERMINĀLU

        Sadarbības Partnerim, kurš nodrošina termināla/noliktavas pakalpojumus Partnera kartiņā jābūt grupas atzīmei “Termināls”.

        1) Kā Partnerim pievienot atzīmi Termināls:

        OZOLS > CRM > Saraksti > Partneri > Partnera kartiņa

        1. Partnera kartiņā
        2. Pārējie dati
        3. Atzīmē grupu “Termināls”

        image-1650537456716.png

        2) Piegāde caur terminālu

        1. Atveriet klienta pasūtījumu, kurš jānosūta caur terminālu
        2. Pakalpojumu sarakstā izvēlas komandpogu Pievienot2 (1) > Piegāde caur terminālu (2)

        image-1650629721488.png

        Pasūtījumā iekļauto Pakalpojumu numuri
        1) Pamata pakalpojuma, jeb galvenā Reisa/Ekspedīcijas numurs ir “0” un netiek atspoguļots (Tā lauks ir tukšs);
        2) Papildus pārvadājumi pirms galvenā reisa ir ar mīnusa zīmi;
               - Piegāde no iekraušanas adreses līdz terminālam (pick up) # -1; #-2
        3) Papildus pārvadājumi pēc galvenā reisa ir pozitīvi skaitļi
              -  Piegāde no termināla līdz piegādes adresei (domestic) # 1; # 2
        4) Papildus pakalpojumi, piemēram, muita, apdrošināšana u.c. numurējas no desmit # 10; #11 ...

        3. Izvēlas kurā piegādes posmā būs jāizmanto termināls :
            A. Piegāde no uzkraušanas adreses līdz terminālam (1)
            B. Piegāde no termināla līdz piegādes adresei (2)
        4. Terminālam:
           -Termināls: Nosaukums un adrese;
           - Plānots piegādāt terminālā: Datums, laiks;
           - Ieņēmumi: summa, kas no pamata reisa ieņēmumiem tiek novirzīta uz šo lokālo reisu.
           - Lokālā piegādes izdevumi: Ja izdevumi vēl nav zināmi, tad šo summu var ievadīt vēlāk.
        5.  Reisa/Eksped. nr.: Ja ir zināms kas lokālais kravas piegādās, tad Kravu pievieno jaunam vai esošam Reisam / Ekspedīcijai. Par to vairāk šeit.

        image-1650632367081.png

        Kā vienlaicīgi atzīmēt vairākas kravas, piegādei caur terminālu?
        A. Reisa/Ekspedīcijas logā > Turot Ctrl taustiņu ar peli atzīmēt kravas kuras ies caur vienu terminālu > Pievienot > Piegāde caur terminālu
        B. Ekspeditora darba virsma (F8) > lapaspuse “Plānošana” > Labā peles poga uz izvēlēto kravu > Piegāde caur terminālu

         

         

         

         

         

        Kā izdzēst klienta pasūtījumu?

        Pirms dzēst Klienta pasūtījumu, pārliecinieties, vai pareizāk nebūtu nomainīt tā statusu uz - Atcelts.
        Par Pasūtījuma statusa maiņu vairāk lasiet šeit.

        1. Atveriet klienta pasūtījumu kuru vēlaties izdzēst.
        2. Spiediet Dzēst un izvēlieties Dzēst klienta pasūtījumu.

        image-1658842330901.png

        Ja Klienta pasūtījumam jau ir izveidots rēķins, tādā gadījumā programma Klienta pasūtījumu dzēst neļaus! Lai pasūtījumu tomēr izdzēstu, vispirms atveriet sagatavoto rēķinu, atceliet tam apstiprinājumu un ar pogu Dzēst, izdzēsiet Rēķinu. Tagad ir iespējams izdzēst klienta pasūtījumu. 

        Pasūtījumu informācijas apmaiņa OZOLS TMS

        Uzņēmumi, kas izmanto OZOLS TMS, var automātiski apmainīties ar pasūtījuma informāciju, izmantojot references numuru.

        1) Pasūtījuma informācijas nosūtīšana partnerim

        Faktiski, jums nav jāveic nekādas īpašas darbības, lai nosūtītu pasūtījuma informāciju partnerim. Nosūtot sagatavotu Pasūtījumu pārvadātājam, OZOLS automātiski izveidos KRAVAS TRANSPORTA PASŪTĪJUMU – LĪGUMU. Šis līguma numurs tad arī ir references numurs.

        1. Nospiediet Pasts vai Drukāt
        2. Izvēlieties – Pasūtījums pārvadātājam
        3. Sistēma sagatavos TRANSPORTA PASŪTĪJUMU – LĪGUMU

          image-1660806858654.png



        TRANSPORTA PASŪTĪJUMA – LĪGUMA  numurs ir pasūtījuma references numurs

        image-1660651224464.png

        2) Pasūtījuma informācijas saņemšana no partnera

        1. Uzsāk jaunu klienta pasūtījumu,
        2. Ievada klienta nosaukumu,
        3. Ievada Transporta pasūtījuma - līguma numuru = pasūtījuma references Numurs
        4. OZOLS TMS piedāvās automātiski aizpildīt informāciju no Partnera.

          image-1660807538646.png

        UZMANĪBU! Daži OZOLS TMS lietojošie uzņēmumi ir atspējojuši šo opciju.

        3) Lai pārbaudītu Pasūtījuma informācijas apmaiņas statusu:

        image-1660655243960.png