Reisa izmaksu pievienošana Lai iegūtu Reisa rentabilitātes rādītājus, nepieciešams reisam pievienot visas attiecināmās izmaksas. Ozols būtiski atvieglo izdevumu uzskaiti un rentabilitātes aprēķinus uzņēmumiem, kas pārvadājumos izmanto savu transportu. REISS AR SAVU TRANSPORTU 1.Fiksētās izmaksas1.1. Fiksēto izmaksu pievienošana no Excel faila2. Mainīgās izmaksas2.1. Mainīgo izmaksu pievienošana manuāli2.2. Mainīgo izmaksu imports no Excel faila2.3. Jauns mainīgo izmaksu (čeku) importa šablons3. Šofera neto alga un algas nodokļi3.1. Šofera neto alga3.2. Algas nodokļi4. Avansa norēķini5. Remontu izdevumi 1. FIKSĒTĀS IZMAKSAS Fiksētās izmaksas tiek aprēķinātas katrai automašīnai atsevišķi un uz reisu tiek attiecināta tikai daļa no tām – par periodu no iepriekšējā reisa beigu datuma līdz aktuālā reisa beigu datumam. 1. OZOLS TMS fiksētie izdevumi tiek pievienoti uz noteiktu termiņu, tādēļ tie atrodami sarakstā “Termiņu veidi”. Ozols > Kravas pārvadājumi > Saraksti > Termiņu veidi 2. Šeit var pievienot arī ar izmaksām nesaistītus termiņus. Ozols > Kravu pārvadājumi > Atskaites > Mašīnas un piekabes Visiem termiņiem pieejama atgādinājuma funkcija, kas neļaus aizmirst datumus, kad jāatjauno līgumi, apdrošināšana, auto tehniskā apskate, u.c. 1.1. FIKSĒTO IZMAKSU PIEVIENOŠANA NO EXCEL FAILA Pirmais solis: pārbaudīt importa šablonu. Jāizmanto šablonu, kas konfigurēts kā zemāk redzamajā attēlā! Ozols > Kravu pārvadājumi > Rīki > Datu imports Otrais solis: sakārtot datus Excel failā Svarīgi: datus Excel failā grupē 6 kolonnās – atbilstoši zemāk redzamajam paraugam. pirmajā rindā jābūt kolonnu nosaukumiem starp minētajām 6 kolonnām nedrīkst būtu citas tukšas kolonnas tipu nosaukumiem precīzi jāatbilst definētajiem : datumus jānoformē formātā – dd.mm.yyyy Trešais solis: Datu imports kad viss sagatavots, atliek norādīt importējamā faila atrašanās vietu datorā (Browse) un veikt datu importu. 2. MAINĪGĀS IZMAKSAS Mainīgās izmaksas pārsvarā veido čeki, kas saņemti no degvielas uzpildes stacijām: Degviela AdBlue Maksa par ceļiem u.c. 2.1. MAINĪGO IZMAKSU PIEVIENOŠANA MANUĀLI Arī mainīgās izmaksas var pievienot manuāli vai arī var importēt no Excel. Ozols > Kravu pārvadājumi > Dokumenti > Reisi/ekspedīcijas > [ŠOFERA ATSKAITE] 2.2. MAINĪGO IZMAKSU IMPORTS NO EXCEL FAILA Pirmais solis: Sagatavo šablonu Pārbaudīt importa rīku (šablonu). Ja nepieciešams, jāveic labojumus, lai šablonā būtu norādīti katram datu laukam atbilstošā kolonna. Obligātie lauki šablonā: auto numura zīmei (ja automašīnai norādīta degvielas karte, tad pietiek ar kartes numuru) čeka/transakcijas datums darījuma valsts produkta/pakalpojuma tips (degviela, ceļi, AdBlue, u.c.) daudzums summa valūta Lai veiktu šablona konfigurāciju OZOLS TMS: OZOLS > Kravu pārvadājumi > Rīki > Importēt čekus Šablonam jābūt konfigurētam atbilstoši Excel failam. Paraugā var redzēt, ka šablonā datu laukam ‘SUM’ norādīts kolonnas nosaukums ‘L’, un arī importējamā Excel failā ‘Total price (excl VAT)’ atrodams kolonnā ‘L’. Šādi jāsaskaņo visus obligātos laukus. Nereti pirkumu pārskati, ko sagatavo degvielas uzpildes stacijām, satur daudz kolonnu un liekas informācijas, tādēļ šablonu jāveido uzmanīgi! Lai visi izdevumi veiksmīgi tiktu piesaistīti reisiem, Excel failā katrā izmaksu rindā obligāti jābūt norādītam: auto numura zīmei VAI pirkumu kartes numuram (kartei jābūt piesaistītai konkrētajam auto) čeka/transakcijas datums darījuma valsts produkta/pakalpojuma tips (degviela, ceļi, AdBlue, u.c.) daudzums summa valūta Programma atpazīst, ja tiek veikta precizētu dokumentu atkārtota importēšana. Šādā gadījumā netiek veidoti dublikāti, bet gan iepriekš importēto čeku vērtības tiek atjaunotas. Vienlaicīgi jābūt uzmanīgiem, lai visi no jauna importējamie čeki būtu unikāli atšķirīgi un lai Ozols programma tos neuzskatītu par precizējumiem kādiem jau iepriekš importētiem čekiem. Otrais solis: čeku imports Kad viss sagatavots, atliek norādīt importējamā faila atrašanās vietu datorā (Browse) un veikt čeku importu. 2.3. JAUNS MAINĪGO IZMAKSU (ČEKU) IMPORTA ŠABLONS Visbiežāk transporta uzņēmumi izmanto vairāk nekā vienu degvielas uzpildes staciju, kā arī norēķinās par maksas ceļiem ar dažādu starpnieku palīdzību. Katrs pakalpojumu sniedzējs čeku atskaites sagatavo atšķirīgi, tādēļ nepieciešams katram nodefinēt savu izmaksu karti un savu šablonu. Pirmais solis: Pārliecināties, ka eksistē kartes tips un nepieciešamības gadījumā izveidot jaunu. Ozols > Kravu pārvadājumi > Saraksti > Maksājumu karšu tipi Kad norādīts nosaukums un atzīme par iekļaušanu Šofera atskaitē, jāizvēlas ‘Saglabāt’. Otrais solis: jauna šablona izveide Ozols > Kravu pārvadājumi > Rīki > Importēt čekusLai izveidotu jaunu importa šablonu, jāatver sadaļa “Importēt čekus” un jāizdzēš viss teksts, kas redzams “Template” lodziņā Tukšā “Template” lodziņā ar peles dubultu klikšķi ir jāatver jauna veidne. Tālāk jānorāda šablona veids – Reisu čeku imports un papildus jautājuma lodziņā tas jāapstiprinā ar ‘Yes’ Kad izvēlēts arī kartes tips un jaunā šablona nosaukums, spiež pogu Saglabāt. Trešais solis: jaunā šablona konfigurēšana Atkārtoti jāatver jaunizveidoto šablonu un jānorāda, kurā Excel kolonnā norādīts preces nosaukums, auto numurs, valūta, utt. Šablona ‘konstantes’ nav obligātas, tomēr ir noderīgas brīžos, kad importējamais Excel fails neatbilst nozares standartiem, vai arī dažās rindās trūkst datu, piemēram: Ja Excel failā vairākās rindās nav norādīts valsts kods – šablonā CountryCode norādīt konstanti ‘LV’ un līdz ar to VISIEM importētajiem čekiem tiks norādīts valsts kods ‘LV’. Ja Excel failā nav norādīta pirkuma summa bez PVN – šablonā Sum laukam jāpievieno konstanti ‘-21%’ TruckNo – mašīnas numura zīme. Pēc šī lauka programma nosaka, uz kuru auto jāattiecina izmaksas. CardNumber – ja mašīnai piesaistīta pirkumu karte, tad programma var identificēt auto pēc šī numura. ChequeDateTime – šo izmanto, ja čeka datums un laiks ir norādīti vienā kopējā Excel rūtiņā. Iespējamās konstantes Piemērs Paskaidrojums dmys 12.07.2019 09:16:35 Datums un laiks vienā rūtiņā xls_number 43658.5590277778 Datums un laiks šifrēts Excel stilā ChequeDate – čeka / transakcijas datums ir obligāts, lai varētu identificēt reisu, uz kuru jāattiecina izdevumus. Iespējamās konstantes Piemērs Paskaidrojums dmy 25012019 vai 25.01.2019 ymd 20190125 vai 2019.01.25 mdy 01252019 vai 01.25.2019 ddmonyy 25.jan 19 xls_number 43658 Datums šifrēts Excel stilā shortYear 250119 vai 25.01.19 ChequeTime – čeka / transakcijas laiks. Iespējamās konstantes Piemērs Paskaidrojums hh:miAMPM 01:30 PM hh:mi 13:30 hhmi 1330 CountryCode – valsts kods ir obligāts Iespējamās konstantes Paskaidrojums LV, LT, PL, …. Valstu nosaukumu saīsinājumi ProductName – preces/pakalpojuma nosaukums ir obligāts Iespējamās konstantes Paskaidrojums Ozols > Norēķini >  Saraksti > Pakalpojumi Norādot konstanti pie preces/pakalpojuma nosaukuma, tā tiks attiecināta uz VISIEM ierakstiem excel failā. Amount – daudzums ir obligāts Iespējamās konstantes Paskaidrojums 1 Norēķinos par maksas ceļiem, pirkuma apjoms vienmēr ir 1. CurrencyCode – valūta jānorāda obligāti. Ja visi pirkumi veikti vienā valūtā, bet tā nav norādīta. Iespējamās konstantes Paskaidrojums EUR, CZK, PLN, … Konstantes laukā var norādīt tikai vienas valūtu kodu. Sum – pirkuma summa bez PVN ir obligāts lauks. Iespējamās konstantes Paskaidrojums -21% Ja Excel failā norādīta tikai pirkuma summa ar PVN, tad var šos ierakstus samazināt par 21%, pievienojot konstanti. 3. ŠOFERA NETO ALGA UN ALGAS NODOKĻI Kā atsevišķa izdevumu kategorija tiek izdalīta darba samaksa šoferiem. Šie izdevumi visbiežāk tiek pievienoti manuāli katram reisam atsevišķi, turklāt šoferu neto alga un algu nodokļi tiek pievienoti atsevišķi. 3.1. ŠOFERA NETO ALGA(darba samaksa pēc nodokļu nomaksas – ‘alga uz rokas’) Ozols > Kravu pārvadājumi > Dokumenti > Reisi/ekspedīcijas > [ŠOFERA ATSKAITE] Algas tiek pievienotas līdzīgi, kā tiek pievienoti pirkumu čeki – atver konkrēto reisu, izvēlas Šofera atskaiti un izmanto pogu Pievienot / Šofera algu. Šofera darba samaksas pievienošanas brīdī, sistēma parāda vidējo degvielas patēriņu reisā, kā arī degvielas normas. Tādejādi menedžeris var izvērtēt šofera sniegumu un nepieciešamības gadījumā pievienot piemaksas vai ieturējumus. Visa pamatinformācija tiek aizpildīta automātiski, atliek vien norādīt dienas algas apmēru un saglabāt. 3.2. ALGAS NODOKĻI Ozols > Kravu pārvadājumi > Dokumenti > Reisi/ekspedīcijas > [ŠOFERA ATSKAITE] Analoģiski tiek pievienoti algas nodokļi, jo arī šie izdevumi ietekmē reisa rentabilitāti. Visa pamatinformācija tiek aizpildīta automātiski. Jāpārliecinās, ka norādīts kartes tips: Algu nodokļi un jānorāda algas nodokļu apmērs. 4. AVANSA NORĒĶINI Kopējo, šoferim izmaksājamo summu var aplūkot atskaitē ‘Norēķini ar šoferiem’:Ozols > Kravu pārvadājumi > Atskaites > Norēķini ar šoferiem Pirkumi skaidrā naudā visbiežāk šoferim tiek kompensēti reizē ar algas izmaksu.Izdevumi tiek pievienoti Šofera atskaitē. Ozols > Kravu pārvadājumi > Dokumenti > Reisi/ekspedīcijas > [ŠOFERA ATSKAITE] Jāpārliecinās, ka norādīts kartes tips: Avansa izdevums un jāaizpilda vismaz obligātie lauki (lauku nosaukumi zilā krāsā) 5.  REMONTU IZDEVUMI Reisa izdevumos var pievienot arī autotransporta remonta izdevumus. To var izdarīt, atverot šofera atskaiti, un izvēloties Pievienot – Čeku. OZOLS > Kravu pārvadājumi > Dokumenti > Reisi/Ekspedīcijas Svarīgi norādīt kartes tipu – Remonti. Reisa rentabilitāti var vērtēt gan ar, gan bez auto remonta izdevumiem.Ja nevēlaties aprēķinā iekļaut Remonta izdevumus, tas jānorāda, sagatavojot atskaites izdruku.